こんにちは。
21Companyの経理担当 つぶつぶです。
この記事では当社がどのように経理のクラウド化・IT化を進めてきたかをご紹介しています。
～シリーズ：クラウド経理への道～
1.クラウド経理への道
2.DX？IT化？必要なのは分かるけど、まず何から手をつければいいの？
3.紙で来る請求書のスキャンを自分でやらない方法
4.電子帳簿保存法に対応！Googleドライブを利用した請求書保管方法
5.現金レシートを効率的にスキャンする方法
6.JDL IBEX出納帳netからマネーフォワードクラウド会計へ移行した際に気をつけたこと・不便だったこと
7.会計ソフト以外にクラウド化・リモート対応したものを紹介（当記事）
いよいよシリーズとしては今回が最後の記事となります。
前回の記事で会計ソフトをマネーフォワードクラウドへ移行してからは、請求書発行・給与計算・年末調整を同じくマネーフォワードクラウドで行うようになりました。勤怠管理の機能は、当社は半数以上が役員なので使用していません。
元々リモート対応していたもの
■銀行口座
当社ではずーっと昔からメインの入出金口座はPayPay銀行（旧ジャパンネット銀行）でしたので、そこは今回触らずに済んだのが助かりました。他にも銀行口座は複数持っていますが、動きが少ない口座は従来と同様、月に一度記帳をして会計ソフトへ手入力しています。（費用対効果が悪いため、”Web上で取引確認できるサービスを契約しクラウド会計ソフトと自動連携” はやっていません。）
■社内のコミュニケーションツール
コミュニケーションは長年、オンラインサービスのチャットツールを活用しています。
過去記事クラウド経理への道をご参照ください。
その後リモート対応したもの
■住民税の納付
以前は納付書を郵便局へ持ち込み現金にて納付していましたが、eLTAX 地方税ポータルシステムの導入手続きをしてオンラインで完結できるようになりました。給与計算時にきちんと住民税を控除していれさえすれば、翌月10日にはどこにいても住民税納付が可能となりました。
■登記簿謄本（登記事項証明書交付）の取得
以前は必要となる度に法務局へ出向き取得していましたが、登記・供託オンライン申請システム 登記ねっと 供託ねっとの導入手続きをしてオンラインで完結できるようになりました。オンラインから請求し、ネットバンキングを通じて手数料を支払うと、数日で郵送で届けてくれます。さらにはオンライン請求の方が手数料が100円安いので、これを導入してからは「わざわざ法務局へ行っていたあれは何だったんだろう・・・」と度々思うようになりました。地味に面倒で時間のかかることが解消され、さらに通常より安くもなるなんて、最高でした。
■社会保険関係の手続き【失敗】
住民税の勢いのまま社会保険の手続きも！！と思い、GビズIDを取得してe-Gov電子申請からオンラインで手続きできるようにしてみました。が、これは失敗に終わりました。
まずGビズIDの取得は面倒で時間がかかりました。さらに、e-Gov電子申請は実際に触ってみるととても分かりにくい操作画面でした。それでも、せっかくIDを取得したしと思い、一度はe-Gov電子申請を通して「賞与支払届」を提出してみましたが、感想としては「こんなに労力かかるなら紙でいいわ」と思いました。オンラインで効率化されたとはとてもではないけど言えないので、こちらは利用はおすすめしません。（一番嫌だったのは、支給日以降でないと申請データの保存もできないところでした。紙なら、支給日までに用意しておき支給日になったらポスト投函、ができますが。。）
社会保険については、クラウドサービス各社が提供している機能としての電子申請を利用した方がよいと思いました。ただ、これには現状、電子証明書の取得が必要で、取得費用と更新費用がかかります。社員数が多い会社や社員の入退社が多い会社は、この費用がかかっても電子申請する価値はあると思います。
■電子署名・電子契約【保留】
こちらは以前からお付き合いのあるGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社のGMOサインを導入しましたが、当社はそもそもが契約書をたくさん発行する商習慣でないため、利用は保留となっています。現在は無料プランの範囲内ですが、新たなサービス等で必要になれば有料契約する予定です。
■メールソフト（Google Workspace導入）
以前は端末に依存するタイプのメールソフトを利用していましたが、Google Workspace（旧 G Suite）を導入しGmailをメールソフトとすることで、端末に依存せずメールの送受信が行えるようになりました。まだ実現はできていませんが、私はここからRPAを使ってみたいなと思っています。例えば、メールで届いた請求書を自動でGoogleドライブへ保存してくれるような簡単な仕組みを作ってみたいです。無料のブラウザRPA「Robotic Crowd Agent」というGoogle Chrome拡張機能を入れて準備万端にしていますが、Google Workspace導入までにRPA熱が冷めてしまい、後回しになっています。
■税理士事務所とのやりとり
以前は電話や個人メールでのやりとりでしたが、顧問税理士を変更させていただき、チャットツールやGoogleドライブにてやりとりができるようになりました。常時オープンなやりとりとなったことで、伝言ゲームや「言った言わない」の不安感が解消されました。
「クラウド経理への道」シリーズ終了です
2020年7月から取り組みはじめたクラウド経理への道ですが、ここまでとても楽しく改善していくことができました。ツールの選定や導入など自由に任せてもらえたおかげです。業務の変更点があっても柔軟に対応してもらったり、そもそも話を聞いてもらったり、社員や取引先など各所色々とご協力をいただきとても感謝しています。
今後は会社全体の業務最適化にも貢献できるよう引き続き勉強していこうと思います。
最初から最後まで読んでくださった読者の方にも御礼申し上げます。
質問やご意見などございましたらお気軽にお問い合わせください。（お問い合わせフォームから「経理担当」まで）
コロナも落ち着きはじめているので、STAFFブログではこれから飲み会の写真など楽しい記事も書いていきたいです！
もう少しの辛抱ですね。