こんにちは。
21Companyの経理担当 つぶつぶです。
この記事では当社がどのように経理のクラウド化・IT化を進めてきたかをご紹介しています。
（毎月1回更新）
～シリーズ：クラウド経理への道～
1.クラウド経理への道
2.DX？IT化？必要なのは分かるけど、まず何から手をつければいいの？（当記事）
「とはいえ何からやればいいのか見当もつかない！」というのはよくあるお悩みというか、私も最初はそうでした。
ずばり答えから書くと、
紙で来る請求書を無くす（減らす）ことが私のはじめの第一歩でした。
私が経理をIT化するにおいて一番やりたくないなと思ったのは、紙で来た請求書をスキャンして保存する作業でした。はじめからメールなど電子で届けば、私がどこへ居ようともそのまま保存できるので、まずは紙を減らすことからやろうと思いました。
また、コロナ禍のように自宅でのリモートワークが長期となった際にも、一番困るのは会社のポストへ請求書が届いてしまうことだと思います。紙で請求書が届く限りは、最低でも月に1度は必ず出社 or 会社にいる人に頼むなどしなければいけなくなります。実際には、月に1度の出社くらいなんてことは無いし、頼める人がいるなら頼めばいいと思うのですが（笑）、出来る限り減らしておくという気概は大切と思います！
さて、目的が明確になったところで次にとった行動は、紙の請求書を手元に並べ1件1件請求元へ連絡し「現在紙でいただいている請求書をメールで受け取りたいのですが可能でしょうか？」と聞いてまわることでした。
公共の明細書（水道、社会保険料など役所関係）は無理かなと諦めて最初から聞きませんでしたが、それ以外はダメもとであっても念のため全部聞いてみました。
当社では郵送で届いていた19通の請求書等のうち、9通はメールまたはWEB上での受け取りに移行させることができました。成功率は5割に満たないですが、スキャン枚数が9通×12ヶ月＝108回年間で減ったと思えば結果には大満足です！
現状を把握＆整理するため、請求書に限らない「到達書類一覧」というものを作成し、管理しながら進めていきました。
電話をかけるときは、「御社からいただく請求書（表中の『書類の名称』）についてご質問なのですが、ご担当者様はお手すきでしょうか？」といった感じです。「御社からいただく書類」であることを最初に言うと担当者への取り次ぎがスムーズです。
ぼかしが入っていますが、備考欄には請求書に記載されている顧客コードなどをメモしていました。問い合わせた時に聞かれがちなので最初から控えておきました。
電子化がOKとなった場合は、だいたい「次回発行の請求書から」という約束となりました。切替のタイミングは相手方にお任せしました。
電子化NGになった場合でも、可能となったらご連絡をいただけるようお伝えしました。またどこかのタイミングでもう一度こちらからも尋ねてみようかなと思っています。
注意点というかポイントとしては2点気をつけることがありました。
ひとつめは、電話をかけるタイミングを私は月半ば（15～20日頃）にしました。月初や月末付近は経理は忙しいと思うので避けました。
ふたつめは、請求書に書かれた連絡先へ問い合わせることを徹底しました。電話番号が書いてあれば電話、メールアドレスしか書いていなければそのアドレスへ。請求書には、経理直通というか担当部署に繋がる連絡先が書いてあることが多いからです。営業担当や代表の連絡先を知っていたとしても、経理へ直接尋ねた方が話も早いかなという思いからですが（私も経理担当者ですし）、どちらがいいのかは会社によると思うので断言はできません。
2020年9月中旬に問い合わせをして、
ほとんどが9月分の請求（9月末～10月初旬発行分）から変更してもらえました。
全体の作業としては、期間でいえばおおむね1ヶ月程度で完了しました。
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