こんにちは。
21Companyの経理担当 つぶつぶです。
この記事では当社がどのように経理のクラウド化・IT化を進めてきたかをご紹介しています。
（毎月1回更新）
～シリーズ：クラウド経理への道～
1. クラウド経理への道
2. DX？IT化？必要なのは分かるけど、まず何から手をつければいいの？
3. 紙で来る請求書のスキャンを自分でやらない方法
4.電子帳簿保存法に対応！Googleドライブを利用した請求書保管方法（当記事）
今回の記事では、私が電子帳簿保存法について色々なサイトを検索＆参照、そして実際にGoogleドライブでの請求書保管を丸1年間運用してみた結果を書きます。このやり方で問題がないかどうか現時点では税務署への確認は取れていませんが、一応要件に沿っていて（自己判断/2021年1月1日時点）不正のしようが無い保存方法だと思っています。今後も電子帳簿保存法は度々改正されると思いますので、この記事のやり方を取り入れるかどうかは、ご自身の判断により決めていただければと思います。
事前準備
まずは当運用に必要な規定「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を作成します。（何故必要かの説明は省略しますので国税庁のホームページを必ずご一読ください。）
国税庁のホームページにテンプレートが用意されているので、必要に応じて編集し、保存します。
参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁
なお、2022年1月から保存する電子帳簿については税務署の事前承認は不要となっているため、運用開始にあたり特別な手続きは発生しません。
弊社は2020年9月から試験的に電子保存のやり方を試していますが、本格的な運用は2022年1月からスタートしています。
Googleドライブへ保存する時のコツ
メールで届いた請求書等は速やかに保存、郵送で届いた請求書等は速やかにスキャンし、Googleドライブへ保存します。私は保存の際、自分で決めた以下ルールに沿ってファイル名を設定しています。
■毎月届く請求書等の場合
❶取引先名称･･･仕訳入力の際に使用する名称と一致するようにします。
❷書類名称･･･「請求書」「利用代金明細書」「振込通知書」など実際に書類に記載されている表題の文字列にします。
❸発行日または入出金日･･･毎月届く請求書の場合は発行日にすることが多いです。ひとつの取引先ごとに、一度「発行日にする」と決めたら毎月永遠とブラすこと無く運用します。
❹金額･･･実際に口座から出ていく予定/入ってくる予定の金額を入力します。必ずコンマ無しで入力し、「円」をつけます。（後から検索する際に便利だから）
■それ以外の請求書等の場合（スポット,イレギュラーなもの含む）
❶入出金日･･･スポットまたはイレギュラーな請求書等の場合は、出金日または入金日を入力します。この例でいうと出金の時は「220131出金」入金の時は「220131入金」と表記します。
❷取引先名称･･･仕訳入力の際に使用する名称と一致するようにします。
❸概要を分かりやすく･･･自分や会社にとって分かりやすく、どんな支払または入金だったのかをざっくり記録しておきます。
❹金額･･･実際に口座から出ていく予定/入ってくる予定の金額を入力します。必ずコンマ無しで入力し、「円」をつけます。（後から検索する際に便利だから）
以上2つのルールに沿ってファイル名を設定したら、「毎月届く請求書等」も「それ以外の請求書等」も全てをひとつのフォルダへまとめて入れます。
「毎月届く請求書等」は取引先毎に一期分のファイルが12個たまっていくので見易く
「それ以外の請求書等」は日付順に並ぶので見易くなります。
なお、私は以下のように、入金と出金はフォルダを分けています。税理士さんや後任者が後から見ても見易いようにと思ってやっています。
Googleドライブへアップロードしたファイルは、作成日（初回アップロード日）・最終更新日と更新者・最終閲覧日と閲覧者、さらには細かな更新履歴まで残り確認することができますので、不正する/されるには非常に難しい環境だと思います。（弊社はGoogle Workspaceを契約し管理しています）
ルールを守って運用＆不安な場合は税務署へ相談
あとは、事前準備で用意した「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」や、電子帳簿保存法の改正内容に注意しながら、決めたルールに沿って日々運用していくだけです。
自分のやり方が不安な場合は、管轄の税務署へ確認してみるとよいかと思います。（なるべく、Googleドライブに詳しい方へ尋ねるか、実際にパソコン画面を見せながらが相談するのがよいです。）
弊社は毎月保存する請求書等の件数が20～30件です。想像ですが、おそらく毎月50件を超えるようだったら負担に感じるやり方だと思いますので、前の記事でご紹介した事務代行などを利用されるといいのかなと思います。